Produktivität steigern – so geht`s!

Ich denke, ich darf für uns alle sprechen, wenn ich sage: Wenn wir etwas zu verschenken haben, dann sicherlich keine Zeit. Also dürfte „Produktivität steigern“ ganz oben auch auf deiner Prio-Liste stehen – richtig?
Das bedeutet keinesfalls, dass du immer mehr To-Do`s in immer weniger Zeit quetschen musst. Oder NOCH eine App downloaden must, die dir beim Organisieren hilft.
Fakt ist: Wir alle haben begrenzt Zeit zur Verfügung. Für eine bestimmte Aufgabe oder ganz generell, im Leben. Sollten wir damit nicht sinnvoll und verantwortungsvoll umgehen?
Um Dinge zu erledigen, etwas zu erreichen, um uns nicht selbst im Weg zu stehen, um diese Zeit nicht zu verschwenden.
Tatsächlich ist unser Alltag aber voller Ablenkungen und Verlockungen, die genau das erschweren. Zum Glück lässt sich unsere Produktivität aber auf vielen Wegen steigern. Dafür musst du nicht einmal ALLE Tipps anwenden, die ich dir gleich vorstelle.
Einiges machst du vielleicht sowieso schon; der Rest lässt sich auch einzeln in den Alltag einbauen.
Pick dir heraus, was zu dir passt, denn du weißt selbst am besten, wo es noch hapert 😉

Produktivität steigern am Arbeitsplatz: Laptop, Notizbuch, Getränke

Das Kleine 1 x 1 der Produktivität

Der Vollständigkeit halber muss ich nun einige (offensichtliche) Dinge erwähnen, damit dieser Blogpost eine runde Sache wird 😉
Wenn wir unseren Output maximieren wollen, dann geht es immer auch um Selbstdisziplin. Da, nun hab ich es gesagt 😉 Du weißt wahrscheinlich, worauf ich hinaus will.
Ganz egal, ob du deine Arbeit erledigen oder putzen, ausmisten, die Steuer machen sollst, hier ein Reminder, was dabei hilfreich sein kann:

  • Eine Morgen-Routine schaffen:
    So kannst du ohne Hektik und Stress in den Tag starten und dafür sorgen, dass du schon morgens das bekommst, was du für einen erfolgreichen Tag brauchst (Kaffee, Ruhe, Bewegung, eine Dusche,…)
  • Finger weg von der Snooze-Taste!
    Das ist deine erste produktive Entscheidung, somit dein erstes Erfolgserlebnis des Tages und richtungsweisend für die weitere „Arbeitsmoral“
  • Am Vorabend eine To-Do-Liste schreiben:
    So kannst du beruhigt Feierabend machen und schlafen. Du sicherst dir einen Überblick über die Aufgaben des nächsten Tages, kannst besser planen und morgens gleich loslegen!
  • Für ein ordentliches Arbeitsumfeld sorgen:
    An einem aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz oder Zuhause wirst du weniger abgelenkt, kannst klare Gedanken haben und dich fokussieren. Außerdem verlierst du keine Zeit mit Suchaktionen, wenn es für alles einen festen Ort gibt.
  • „Leistungshoch“-Phasen des Biorhythmus nutzen:
    Bist du eine nachtaktive Eule oder eine Frühaufsteher-Lerche? Lege wichtige Tätigkeiten in deine Konzentrationsfenster (bei den meisten Menschen ist das der Vormittag)

Das sind natürlich allseits bekannte Basics zum Thema Produktivität, die du schon zig-mal gehört hast. Aber setzt du sie tatsächlich um? Ich darf hier zugeben, dass die Snooze-Taste und ich vermutlich keine Freunde mehr werden 😉

Deine Zeit und die Entscheidungen

Fakt ist: Je mehr Freiheit du bezüglich deiner Entscheidungen im (Arbeits-)Alltag hast, desto mehr Selbstdisziplin braucht es, um in den Spur zu bleiben:
Mit konkreten Vorgaben und einer Deadline ist es unwahrscheinlicher, dass du alle fünf Minuten dein Handy checkst oder bei YouTube Katzenvideos schaust. Wenn du dagegen dein eigener Chef bist oder einfach an einem ungeliebten Projekt arbeitest, dann sieht das schon anders aus.
Es ist also an dir, deine kostbare Zeit klar zu verwalten. Damit meine ich, während der Arbeitsphasen für eine Atmosphäre zu sorgen, die deinen Output maximiert.
Das geht auf zweierlei Arten:

Zum einen: Lege Zeiten fest, zu denen du erreichbar bist, Nachrichten beantwortest oder deinen persönlichen Interessen nachgehst!
Wir sprechen hier über Produktivität – alles andere gehört ohnehin in Feierabend / Freizeit. Also Mobiltelefon, persönliche Ablenkungen und Verlockungen bewusst ausschalten (wie auch immer die für dich aussehen – vermutlich WhatsApp, YouTube, Netflix etc.)
Zum anderen: Manage Erwartungshaltungen von Kollegen, Familie, Mitbewohnern und falls notwendig, kommuniziere Grenzen.
Damit meine ich, dass du während aktiver Konzentrationsphasen nicht für einen Kaffeeplausch zur Verfügung stehen MUSST, wenn deine Arbeitspause erst in 20 Minuten angedacht ist. Oder dass du nicht innerhalb von 10 Minuten deine Nachrichten oder Mails beantworten MUSST, falls du das zu festen Zeiten eingeplant hast.

Falls dir Grenzen setzen, Nein-Sagen und ähnliches generell schwer fällt – ich plane demnächst einen Blogpost dazu!

Produktivität steigern durch to-do-Listen. Notizblock und Kuli auf rustikalem Holztisch. Liste teilweise abgehakt

Das Große 1×1 der Produktivität

Nun ist das Grundsätzliche und Altbekannte gesagt. Es gibt aber jede Menge weitere Tricks, um deinen Output zu maximieren. Ich habe einige Ideen für dich zusammengetragen und sie für mehr Übersichtlichkeit in Kategorien gepackt – bitteschön:

Den Weg zur Produktivität ebnen

  • TOP 1…2…3 des Tages
    Die Vorzüge der To-Do-Liste kennst du bereits. Sollte die aber allzu lang (und unrealistisch) sein, kann das gleich morgens frustrieren. Besser:
    Aus der Liste ein bis drei Aufgaben zur TOP-Angelegenheit „befördern“, je nach deiner Einschätzung der Erledigungsdauer. Frage dich:
    Welche der notierten To-Do`s sind heute die wichtigsten und machbar? Womit wäre ich als Ergebnis heute zufrieden? Das nimmt Druck raus und falls du danach noch Energie, Lust und Kapazitäten frei haben solltest… Na, dann lass dich nicht aufhalten 😉

Produktivität steigern durch die Arbeitsweise

  • STOP Multitasking
    Viel effizienter arbeitest du, wenn du angefangene Aufgaben durchziehst und erst nach Beendigung eines Punkts zum nächsten übergehst. Das kann auch der Fall sein, wenn man zum gegenwärtigen Zeitpunkt einfach nichts mehr tun kann, weil man auf weitere Informationen, Feedback angewiesen ist und darauf warten muss etc.
    So förderst du den Fokus auf eine Sache und verhinderst kopfloses Hin-und Herspringen zwischen einzelnen Tätigkeiten. Du verlierst keine Zeit und kannst mit gutem Gefühl an anderer Stelle weitermachen.
  • Ähnliche Tätigkeiten gruppieren
    Das hat den Vorteil, dass ein Workflow entsteht, lässt sich praktisch einplanen und du kannst in der entsprechenden Stimmung effizient arbeiten. Jedenfalls wirst du so nicht immer aus deinem Flow herausgerissen – vorausgesetzt, du befolgst den Punkt Zeit und Entscheidungen oben!
    Hast du schon mal versucht, eine Stunde, einen Vormittag oder Nachmittag, vielleicht auch einen kompletten Tag für eine bestimmte Art von Aufgabe zu reservieren? Zum Beispiel eine Stunde nur für Kommunikation, wie Mails und Telefonate einzuplanen. Oder eine Zeit, in der du ungestört kreativ sein kannst. Ausprobieren!

Produktivität steigern über die Einstellung

  • Perfektionismus herunterfahren
    Natürlich sollst du gewissenhaft arbeiten! Ich sage das Folgende als bekennende ehemalige Perfektionistin und spreche aus leidvoller Erfahrung:
    In einer unperfekten Welt ist es schwierig, perfekt zu sein und perfekt zu arbeiten – mach dich locker!
    Der Anspruch IMMER und bei ALLEM 110% zu geben, kann aufhalten und frustrieren.
    Sofern du also kein Herz- oder Hirn-Chirurg bist, finde dir zuliebe einen Mittelweg zwischen gut und perfekt. Lerne, Aufgaben auch mal abzugeben oder zu delegieren. Ja, auch auf die Gefahr hin, dass es dann nicht GANZ so perfekt ist (wie natürlich nur selbst es hin bekommst 😉 Und überlege, bei welchen Aufgaben auch 80% reichen könnten! DEIN Anspruch ist nur in DEINEM Kopf.
  • Kleine Häppchen als Starthilfe
    Diese Methode eignet sich bestens für EIGENTLICH ambitionierte Menschen, die nur nicht in die Puschen kommen. Sie geht ganz einfach:
    Nimm dir kein komplettes Mammut-Projekt vor, sondern brich etwas Großes in einzelne kleine Happen und To-Do-Schritte herunter. Du gehst also von A nach B und hast nicht gleich A bis Z im Visier. Das ist nun schon weniger beängstigend, machbar und vielleicht sogar motivierend.
    Nimm dir dann vor, täglich nur für 15, 20 oder 30 Minuten daran zu arbeiten und damit zufrieden zu sein. Du wirst sehen, dass du „Momentum“ bekommst:
    Du überwindest die anfängliche Hemmschwelle und kommst ins Tun. Bonus-Effekt:
    Der Mensch tendiert zu Vervollständigung und kann Unerledigtes nicht gut leiden. Du wirst bald von alleine weiterarbeiten, wenn du mal angefangen hast!

Pausen sinnvoll (=produktiv) nutzen

Ich höre häufig, Pausen seien Zeitverschwendung. Lieber durchpowern und dann früher Feierabend machen. Ähm… Nein. Das ist keine Meinung, sondern wissenschaftlich erwiesen. Es zeigt sich, dass die erfolgreichsten Menschen, ob das nun Manager oder Musiker sind, ganz bewusst intensive Arbeitsphasen mit Pausen abwechseln.
Du steigerst Produktivität nicht, indem du MEHR, sondern indem du BEWUSSTER arbeitest: Don`t work HARDER, work SMARTER. Je nach deinen Bedürfnissen kannst du:

  • Pausen für Bewegung nutzen
    Jeder Schritt zählt und macht wieder fit für die nächste Arbeitsetappe! Also bringe deinen Kreislauf in Schwung und frischen Sauerstoff ins System. Dehnen und Bewegung, vielleicht sogar eine kleine Runde um den Block nach längerem Sitzen erfrischt und bringt Abstand zum Projekt. Danach flutscht alles gleich besser!
  • Pausen für Alltagserledigungen nutzen
    Ich liebe es, in meinen Pausen völlig gegensätzliche Dinge zur Arbeit zu tun – am besten solche, die sowieso getan werden müssen. Spülmaschine ausräumen, Müll rausbringen, Wäsche machen, ein Telefonat erledigen. So nutze ich meine Zeit optimal, kann To-Do`s abhaken und bekomme gleichzeitig eine Pause vom Projekt. Win-win-win.
  • Pausen für Belohnungen nutzen
    Falls du oben Genanntes lieber zu anderen Zeiten einplanst: Suche dir kleine Belohnungen, die dich bei der Stange halten! Das kann ein entspannendes Telefonat sein, dein Lieblingslied hören oder ein leckerer Snack. Social Media checken, surfen und browsen eignet sich für zwischendurch nicht, da man doch leicht hängen bleibt. Das ist besser aufgehoben in einer ausgiebigen Pause am Mittag und nach Feierabend 🙂

Grundsätzliche Ideen

Einige grundlegende Dinge gilt es IMMER zu beachten, wenn du das meiste aus deiner Produktivität herausholen willst:

  • Motivation ist nicht unerschöpflich!
    Deshalb gilt: First things first. Tatsächlich kann einem der Antrieb im Laufe des Tages ausgehen. Wenn du dann endlich den Sport oder das ungeliebte Telefonat anpacken willst, kannst du dich einfach nicht mehr dazu aufraffen.
    Also, auch wenn es schwer fällt: Erledige das Wichtigste und / oder Schwierigste gleich als erstes. So gehst du sicher, dass es auch wirklich passiert. Danach ist der Rest ein Klacks!
  • Alles <5 Minuten SOFORT erledigen!
    GAMECHANGER! Das ist ein Tipp, den ich in der Ausbildung zum Stressmanagement-Trainer von einem Dozenten bekommen habe: Alle Tätigkeiten, die du in weniger als 5 Minuten erledigen kannst… MACH DAS SOFORT! Es hilft niemandem, Papierkram zu stapeln, Sachen ständig von A nach B zu räumen oder Deadlines bis zum Panikgefühl auszureizen… Am besten, alles nur EINMAL in die Hand nehmen, erledigen und getrost abhaken.
  • Mit positiver Stimmung enden
    Zum Schluss noch eine Idee, wie das Anfangen am nächsten Tag leichter fällt:
    Falls möglich, mach dann Feierabend, wenn du gerade etwas geschafft oder beendet hast. Das gute Gefühl wird dich begleiten und morgen Früh wieder auf dich warten 😉

Das sind meine gesammelten, neuen und altbekannten Ideen, wie sich deine Produktivität steigern lässt! Wenn auch nur EINE Sache dabei ist, die für dich funktionieren kann, dann hat es sich doch schon gelohnt, finde ich 😉 Also, probiere das ein oder andere aus und lass mir gerne einen Kommentar da, wie es geklappt hat!

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Danke, dass du vorbeigeschaut hast, bis zum nächsten Mal – ich freue mich auf dich 🙂

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