Produktivität steigern – so geht`s!

Ich denke, ich darf für uns alle sprechen, wenn ich sage: Wenn wir etwas zu verschenken haben, dann sicherlich keine Zeit. Also dürfte „Produktivität steigern“ ganz oben auf unseren Prio-Listen stehen – richtig?
Das bedeutet keinesfalls, dass wir immer mehr To-Do`s in immer weniger Zeit quetschen müssen. Oder NOCH eine App downloaden müssen, die uns beim Organisieren hilft.
Fakt ist: Wir alle haben begrenzt Zeit zur Verfügung. Für eine bestimmte Aufgabe oder ganz generell, im Leben. Sollten wir damit nicht sinnvoll und verantwortungsvoll umgehen?
Um Dinge zu erledigen, etwas zu erreichen, um uns nicht selbst im Weg zu stehen, um diese Zeit nicht zu verschwenden.
Tatsächlich ist unser Alltag aber voller Ablenkungen und Verlockungen, die genau das erschweren. Zum Glück lässt sich unsere Produktivität aber auf vielen Wegen steigern. Dafür muss man nicht einmal ALLE Tipps anwenden, die ich euch gleich vorstelle.
Einiges macht ihr vielleicht sowieso schon; der Rest lässt sich auch einzeln in den Alltag einbauen.
Pickt euch heraus, was zu euch passt, denn ihr wisst selbst am besten, wo es noch hapert 😉

Produktivität steigern am Arbeitsplatz: Laptop, Notizbuch, Getränke

Das Kleine 1 x 1 der Produktivität

Der Vollständigkeit halber muss ich nun einige (offensichtliche) Dinge erwähnen, damit dieser Blogpost eine runde Sache wird 😉
Wenn wir unseren Output maximieren wollen, dann geht es immer auch um Selbstdisziplin. Da, nun hab ich es gesagt 😉 Ihr wisst wahrscheinlich, worauf ich hinaus will.
Ganz egal, ob wir unsere Arbeit erledigen oder putzen, ausmisten, die Steuer machen sollen, hier ein Reminder, was dabei hilfreich sein kann:

  • Eine Morgen-Routine schaffen:
    So könnt ihr ohne Hektik und Stress in den Tag starten und dafür sorgen, dass ihr euch schon morgens das bekommt, was ihr für einen erfolgreichen Tag braucht (Kaffee, Ruhe, Bewegung, eine Dusche,…)
  • Finger weg von der Snooze-Taste!
    Das ist eure erste produktive Entscheidung, somit euer erstes Erfolgserlebnis des Tages und richtungsweisend für die weitere „Arbeitsmoral“
  • Am Vorabend eine To-Do-Liste schreiben:
    So könnt ihr beruhigt Feierabend machen und schlafen. Ihr sichert euch einen Überblick über die Aufgaben des nächsten Tages, könnt besser planen und morgens gleich loslegen!
  • Für ein ordentliches Arbeitsumfeld sorgen:
    An einem aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz oder Zuhause werden wir weniger abgelenkt, können klare Gedanken haben und uns fokussieren. Außerdem verlieren wir keine Zeit mit Suchaktionen, wenn es für alles einen festen Ort gibt.
  • „Leistungshoch“-Phasen des Biorhythmus nutzen:
    Seid ihr eine nachtaktive Eule oder eine Frühaufsteher-Lerche? Legt wichtige Tätigkeiten in eure Konzentrationsfenster (bei den meisten Menschen ist das der Vormittag)

Das sind natürlich allseits bekannte Basics zum Thema Produktivität, die wir schon zig-mal gehört haben. Aber setzen wir sie tatsächlich um? Ich darf hier zugeben, dass die Snooze-Taste und ich vermutlich keine Freunde werden 😉

Eure Zeit und die Entscheidungen

Fakt ist: Je mehr Freiheit wir bezüglich unserer Entscheidungen im (Arbeits-)Alltag haben, desto mehr Selbstdisziplin braucht es, um in den Spur zu bleiben:
Mit konkreten Vorgaben und einer Deadline ist es unwahrscheinlicher, dass ihr alle fünf Minuten euer Handy checkt oder bei YouTube Katzenvideos schaut. Wenn ihr dagegen euer eigener Chef seid oder einfach an einem ungeliebten Projekt arbeitet, dann sieht das schon anders aus.
Es ist also an euch, eure kostbare Zeit klar zu verwalten. Damit meine ich, während der Arbeitsphasen für eine Atmosphäre zu sorgen, die euren Output maximiert.
Das geht auf zweierlei Arten:

Zum einen: Legt Zeiten fest, zu denen ihr erreichbar seid, Nachrichten beantwortet oder euren persönlichen Interessen nachgeht!
Wir sprechen hier über Produktivität – alles andere gehört ohnehin in Feierabend / Freizeit. Also Mobiltelefon, persönliche Ablenkungen und Verlockungen bewusst ausschalten (wie auch immer die für euch aussehen – vermutlich WhatsApp, YouTube, Netflix etc.)
Zum anderen: Managt Erwartungshaltungen von Kollegen, Familie, Mitbewohnern und falls notwendig, kommuniziert Grenzen.
Damit meine ich, dass ihr während aktiver Konzentrationsphasen nicht für einen Kaffeeplausch zur Verfügung stehen MÜSST, wenn eure Arbeitspause erst in 20 Minuten angedacht ist. Oder dass ihr nicht innerhalb von 10 Minuten eure Nachrichten oder Mails beantworten MÜSST, falls ihr das zu festen Zeiten eingeplant habt.

Falls euch Grenzen setzen, Nein-Sagen und ähnliches generell schwer fällt – ich plane demnächst einen Blogpost dazu!

Produktivität steigern durch to-do-Listen. Notizblock und Kuli auf rustikalem Holztisch. Liste teilweise abgehakt

Das Große 1×1 der Produktivität

Nun ist das Grundsätzliche und Altbekannte gesagt. Es gibt aber jede Menge weitere Tricks, um unseren Output zu maximieren. Ich habe einige Ideen für euch zusammengetragen und sie für mehr Übersichtlichkeit in Kategorien gepackt – bitteschön:

Den Weg zur Produktivität ebnen

  • TOP 1…2…3 des Tages
    Die Vorzüge der To-Do-Liste kennen wir bereits. Sollte die aber allzu lang (und unrealistisch) sein, kann das gleich morgens frustrieren. Besser:
    Aus der Liste ein bis drei Aufgaben zur TOP-Angelegenheit „befördern“, je nach eurer Einschätzung der Erledigungsdauer. Fragt euch:
    Welche der notierten To-Do`s sind heute die wichtigsten und machbar? Womit wäre ich als Ergebnis heute zufrieden? Das nimmt Druck raus und falls ihr danach noch Energie, Lust und Kapazitäten frei haben solltet… Na, dann lasst euch nicht aufhalten 😉

Produktivität steigern durch die Arbeitsweise

  • STOP Multitasking
    Viel effizienter arbeiten wir, wenn wir angefangene Aufgaben durchziehen und erst nach Beendigung eines Punkts zum nächsten übergehen. Das kann auch der Fall sein, wenn man zum gegenwärtigen Zeitpunkt einfach nichts mehr tun kann, weil man auf weitere Informationen, Feedback angewiesen ist und darauf warten muss etc.
    So fördern wir den Fokus auf eine Sache und verhindern kopfloses Hin-und Herspringen zwischen einzelnen Tätigkeiten. Wir verlieren keine Zeit und können mit gutem Gefühl an anderer Stelle weitermachen.
  • Ähnliche Tätigkeiten gruppieren
    Das hat den Vorteil, dass ein Workflow entsteht, lässt sich praktisch einplanen und ihr könnt in der entsprechenden Stimmung effizient arbeiten. Jedenfalls werdet ihr so nicht immer aus eurem Flow herausgerissen – vorausgesetzt, ihr befolgt den Punkt Zeit und Entscheidungen oben!
    Habt ihr schon mal versucht, eine Stunde, einen Vormittag oder Nachmittag, vielleicht auch einen kompletten Tag für eine bestimmte Art von Aufgabe zu reservieren? Zum Beispiel eine Stunde nur für Kommunikation, wie Mails und Telefonate einzuplanen. Oder eine Zeit, in der ihr ungestört kreativ sein könnt. Ausprobieren!

Produktivität steigern über die Einstellung

  • Perfektionismus herunterfahren
    Natürlich sollt ihr gewissenhaft arbeiten! Ich sage das Folgende als bekennende ehemalige Perfektionistin und spreche aus leidvoller Erfahrung:
    In einer unperfekten Welt ist es schwierig, perfekt zu sein und perfekt zu arbeiten – macht euch locker!
    Der Anspruch IMMER und bei ALLEM 110% zu geben, kann aufhalten und frustrieren.
    Sofern ihr also keine Herz- oder Hirn-Chirurgen seid, findet euch zuliebe einen Mittelweg zwischen gut und perfekt. Lernt, Aufgaben auch mal abzugeben oder zu delegieren. Ja, auch auf die Gefahr hin, dass es dann nicht GANZ so perfekt ist (wie man es natürlich nur selbst hin bekommt 😉 Und überlegt, bei welchen Aufgaben auch 80% reichen könnten! Euer Anspruch ist nur in EUREM Kopf.
  • Kleine Häppchen als Starthilfe
    Diese Methode eignet sich bestens für EIGENTLICH ambitionierte Menschen, die nur nicht in die Puschen kommen. Sie geht ganz einfach:
    Nehmt euch kein komplettes Mammut-Projekt vor, sondern brecht etwas Großes in einzelne kleine Happen und To-Do-Schritte herunter. Wir gehen also von A nach B und haben nicht gleich A bis Z im Visier. Das ist nun schon weniger beängstigend, machbar und vielleicht sogar motivierend.
    Nehmt euch dann vor, täglich nur für 15, 20 oder 30 Minuten daran zu arbeiten und damit zufrieden zu sein. Ihr werdet sehen, dass ihr „Momentum“ bekommt:
    Ihr überwindet die anfängliche Hemmschwelle und kommt ins Tun. Bonus-Effekt:
    Der Mensch tendiert zu Vervollständigung und kann Unerledigtes nicht gut leiden. Ihr werdet bald von alleine weiterarbeiten, wenn ihr mal angefangen habt!

Pausen sinnvoll (=produktiv) nutzen

Ich höre häufig, Pausen seien Zeitverschwendung. Lieber durchpowern und dann früher Feierabend machen. Ähm… Nein. Das ist keine Meinung, sondern wissenschaftlich erwiesen. Es zeigt sich, dass die erfolgreichsten Menschen, ob das nun Manager oder Musiker sind, ganz bewusst intensive Arbeitsphasen mit Pausen abwechseln.
Wir steigern Produktivität nicht, indem wir MEHR, sondern indem wir BEWUSSTER arbeiten: Don`t work HARDER, work SMARTER. Je nach euren Bedürfnissen könnt ihr:

  • Pausen für Bewegung nutzen
    Jeder Schritt zählt und macht wieder fit für die nächste Arbeitsetappe! Also bringt euren Kreislauf in Schwung und frischen Sauerstoff ins System. Dehnen und Bewegung, vielleicht sogar eine kleine Runde um den Block nach längerem Sitzen erfrischt und bringt Abstand zum Projekt. Danach flutscht alles gleich besser!
  • Pausen für Alltagserledigungen nutzen
    Ich liebe es, in meinen Pausen völlig gegensätzliche Dinge zur Arbeit zu tun – am besten solche, die sowieso getan werden müssen. Spülmaschine ausräumen, Müll rausbringen, Wäsche machen, ein Telefonat erledigen. So nutze ich meine Zeit optimal, kann To-Do`s abhaken und bekomme gleichzeitig eine Pause vom Projekt. Win-win-win.
  • Pausen für Belohnungen nutzen
    Falls ihr oben Genanntes lieber zu anderen Zeiten einplant: Sucht euch kleine Belohnungen, die euch bei der Stange halten! Das kann ein entspannendes Telefonat sein, euer Lieblingslied hören oder ein leckerer Snack. Social Media checken, surfen und browsen eignet sich für zwischendurch nicht, da man doch leicht hängen bleibt. Das ist besser aufgehoben in einer ausgiebigen Pause am Mittag und nach Feierabend 🙂

Grundsätzliche Ideen

Einige grundlegende Dinge gilt es IMMER zu beachten, wenn ihr das meiste aus eurer Produktivität herausholen wollt:

  • Motivation ist nicht unerschöpflich!
    Deshalb gilt: First things first. Tatsächlich kann einem der Antrieb im Laufe des Tages ausgehen. Wenn man dann endlich den Sport oder das ungeliebte Telefonat anpacken will, kann man sich einfach nicht mehr dazu aufraffen.
    Also, auch wenn es schwer fällt: Erledigt das Wichtigste und / oder Schwierigste gleich als erstes. So geht ihr sicher, dass es auch wirklich passiert. Danach ist der Rest ein Klacks!
  • Alles <5 Minuten SOFORT erledigen!
    GAMECHANGER! Das ist ein Tipp, den wir in der Ausbildung zum Stressmanagement-Trainer von einem Dozenten bekommen haben: Alle Tätigkeiten, die ihr in weniger als 5 Minuten erledigen könnt… MACHT DAS SOFORT! Es hilft niemandem, Papierkram zu stapeln, Sachen ständig von A nach B zu räumen oder Deadlines bis zum Panikgefühl auszureizen… Am besten, alles nur EINMAL in die Hand nehmen, erledigen und getrost abhaken.
  • Mit positiver Stimmung enden
    Zum Schluss noch eine Idee, wie das Anfangen am nächsten Tag leichter fällt:
    Falls möglich, macht dann Feierabend, wenn ihr gerade etwas geschafft oder beendet habt. Das gute Gefühl wird euch begleiten und morgen Früh wieder auf euch warten 😉

Das sind meine gesammelten, neuen und altbekannten Ideen, wie sich eure Produktivität steigern lässt! Wenn auch nur EINE Sache dabei ist, die für euch funktionieren kann, dann hat es sich doch schon gelohnt, finde ich 😉 Also, probiert das ein oder andere aus und lasst mir gerne einen Kommentar da, wie es geklappt hat!

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Danke, dass ihr vorbeigeschaut habt, bis zum nächsten Mal – ich freue mich auf euch 🙂

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